RAČUNOVODSTVO - RAČUNOVODSKI SERVIS

Popolnost računovodskih informacij

Vsaka poslovna odločitev ima posledice. Če imamo pri odločanju na voljo pomembne informacije so odločitve boljše. Če imamo na voljo vse potrebne informacije, pravimo da so informacije popolne oz. kakovostne. Pri odločanju pa običajno nimamo vseh informacij, zato je vsaka odločitev tvegana. Razmerje med razpoložljivimi in potrebnimi informacijami je informacijska stopnja :

                                         razpoložljive infoirmacije
Informacijska stopnja = ----------------------------------------
                                      potrebne informacije

Razlike med informacijami, ki jih poslovodja ne pozna :

• Ve da jih potrebuje, pa jih nima, ker niso dostopne ali pa so predrage

• Ne ve da jih potrebuje

Na uspešnost imajo večji vpliv tiste, za ketere ne ve da jih potrebuje.

Informacije ki jih pripravlja poslovodno računovodstvo morajo biti :

• Pomembne : Zadevajo predmet odločanja. Upoštevajo spremembo računovodskih kategorij in z njimi lahko vplivamo na odločitev.

• Popolne : Zajemati morajo vse ali največ kar je za odločitev potrebno.

• Ustrezne po obsegu : glede na prejemnikovo zmožnost sprejemanja

• Pravočasne : Na voljo morajo biti ko je na odločitev še možno vplivati. Pozorni moramo biti na časovno neusklajenost med izdatki (stroški) in prejemki ( prihodki)

  • neusklajenost med prihodki in stroški v posameznih obdobjih proizvajanja

  • neusklajenost med prejemki in izdatki (pozitivni in negativni denarni tok) - prihodnje donose moramo diskontirati

• Lahko dostopne

Računovodstvo je gospodarski jezik v katerem tisti, ki pripravljajo računovodske informacije, sporočajo tistim, ki te informacije potrebujejo pri odločanju, kakšna je velikost posameznih gospodarskih kategorij. Pomembne kategorije pri tem so tiste ki:

• povečajo gospodarsko korist v obliki pritokov, povečanje sredstev, zmanjšanje dolgov, povečanje kapitala (prihodki)

• zmanjšajo gospodarsko korist v obliki odtokov, zmanjšanje sredstev, povečanje dolgov, zmanjšanje kapitala

• pomenijo razliko med prihodki in odhodki

• povezane z ugotavljanjem finančnega položaja v podjetju

  • sredstva : tisto kar podjetje ima iz preteklih poslovnih dogodkov in od tega pričakuje koristi v prihodnosti

  • dolgovi : obveznosti iz preteklega poslovanja, ki bodo znižali dejavnike v organizaciji ki prinašajo gospodarske koristi

  • kapital : ostanek sredstev po odštetju dolgov

Računovodske informacije niso potrebne le za sprotno odločanje, temveč tudi za del ki zajema načrtovanje in nadziranje. Zato ločimo pri računovodskih poročilih ki so lahko obračuni in predračuni, poročila za :

• ukrepanje

• nadziranje

• informiranje.

Vrednost računovodskih informacij

Naloga poslovnodnega računovodstva je, da mora dajati prave informacije pravi osebi v pravem obsegu pravočasno in ob najmanjših stroških.

Zbiranje podatkov in oblikovanje informacij povzročata stroške. Organizacija pa ima od informacij korist. Torej moramo poznati na eni strani stroške pridobivanja informacij, na drugi strani pa koristi ki jih od tega imamo. Korist ki jo prinaša informacije pa je zato treba definirati in tudi vrednostno izraziti. Stroške pridobivanja je veliko laže izmeriti. Velja pa načelo, da poslovodno računovodstvo oblikuje informacijo le, če je prepričano, da bo njena korist večja od stroškov.

Poslovni dogodki, poslovne odločitev in informacijski sistem

Poslovni proces je sestavljen iz poslovnih dogodkov. Poslovni dogodek je kakovostno, količinsko in časovno opredeljena enota poslovnega procesa.

Poslovni dogodek povzroča spremembe na : sredstvih, obveznostih do virov sredstev, prihodkih ali odhodkih. Vsako kategorijo lahko poveča, zmanjša spremeni ali nanjo ne vpliva. Praviloma povzroča dve spremembi, po eno na vsaki skupini.

Poslovni dogodki se pojavljajo sočasno kot tudi zaporedoma. Poslovnih dogodki v zvezi s preskrbo se pojavljajo pred proizvodnimi in ti pred prodajnimi. Povezanost pa ni vedno očitna, saj je v vsakem obdobju možno nabavljati, proizvajati in prodajati.

V organizaciji je vedno potrebno sprejemati odločitve o poslovnem procesu in posameznih poslovnih dogodkih.

Več skupin odločitev :

• Odločitve  o smotru poslovanja in smernicah poslovne politike : strateške poslovne odločitve

• Odločitve o podrobnejši določitvi poslovne politike s kratkoročnimi cilji : taktične poslovne odločitve, oboje skupaj poslovnopolitične odločitve

• Odločitve od podrobnejši določitvi pogojev za uresničitev ciljev : poslovne odločitve niso več čisto poslovnopolitične odločitve, temveč bolj izvajalske.

• Odločitve o sprotnem izvajanju poslovanja : odločitve - izključno izvajalske na nižji ravni poslovodenja.

Ker nekatere odločitve zadevajo celotni poslovni proces, druge pa samo del tega procesa ločimo :

• Kadrovsek odločitve

• Tehnične odločitve

• Nakupne odločitve

• Proizvajalne odločitve

• Prodajne odločitve

• Finančne odločitve

V vsaki izmed skupin najdemo tako strateške, taktične kot izvajalske odločitve.

Vsak proces odločanja mora obsegati :

• Pripravljalne odločitve : opredelitev poslovnega problema, opredelitev pričakovanja in razvijanje različic za reševanje poslovnega problema. Ločimo odločitve :

  • Z gotovostjo : vsak ukrep vodi k natanko znanemu procesu ali stanju

  • S tveganjem : vsak ukrep vodi k več možnim stanjem ali procesom, verjetno za nastanek vsakega pa je znana

  • Z negotovostjo : več možnih procesov ali stanj pri čemer niso znane verjetnosti za nastop vsakega izmed njih.

• Sprejemanje odločitve : med seboj primerjamo različne možnosti za rešitev poslovnega problema. Ker pa je večina odločitev tveganih je potrebno vsako tako odločitev spremljati in jo ponovno pretehtati,če ugotovimo da naša predvidevanja niso bila pravilna. Zato poznamo začetne in popravljalne poslovne odločitve.

• Spremljanje uresničevanja odločitve

Za poslovne odločitve pa so potrebne informacije, ki morajo biti ustrezne in pravočasne. Potrebne so informacije ki jih potrebujemo ko se odločitev sprejema, prav tako pa jih potrebujemo za spremljanje izvajanja.

Informacijski sistem, iz katerega izhajajo informacije za poslovne odločitve, dobiva podatke iz vseh temeljnih procesov. Namen informacijskega sistema ni samo pridobivanje in obdelovanja podatkov, ampak tudi oblikovanje mnenj.

Povezanost računovodskega sistema z odločanjem

Računovodstvo je del informacijskega sistema.. Poleg knjigovodstva zajema še predračune, nadzor in analizo. Računovodstvo je v organizaciji informacijska dejavnost, ki spremlja vse poslovne dogodke in vse poslovne dogodke prevede na skupni imenovalec, t.j. denar.

Sodoben računovodski sistem ni samo zbiranje, urejanje, obdelovanje knjigovodskih podatkov. Je tudi računovodsko predračunavanje in analiziranje, ki poslovodjem pomaga pri oceni uresničenega in pri sprejemanju poslovnih odločitev. Računovodstvo zato ne sme biti samo sebi namen, ampak mora biti organizirano tako da zadovolji potrebe nadzora, analize in predračunavanja.

Računovodstvo je knjigovodstvo, računovodsko predračunavanje, nadziranje in analiza sredstev, obveznosti do virov sredstev, prihodkov in odhodkov.

Knjigovodstvo je dokumentirano in strogo formalno evidentiranje poslovnih dogodkov. Izraženi so v denarni merski enoti, kar omogoča prikaz slike poslovanja. Je del obravnavanja podatkov o preteklosti. Zaradi svoje formalnosti ima naravo dokaznega sredstva, kar pa ne velja za druge vrste evidentiranja. Knjigovodstvo se konča z računovodskimi obračuni. Ti so podlaga za sprejemanje poslovnih odločitev pri nadziranju t.j. pri pri presojanju pravilnosti delovanja in odpravljanju nepravilnosti. Računovodski obračuni se uporabljajo tudi pri načrtovanju, ker razkrivajo kaj se je dogajalo v preteklosti in je treba upoštevati v prihodnosti.

Predračunavanje je evidentiranje predvidenih poslovnih procesov in stanj v prihodnosti. Izraženi so v denarni merski enoti, zato omogočajo prikazati sliko prihodnjega poslovanja. Konča se z računovodskimi predračuni, ki so podlaga za sprejemanje odločitev pri odločevalnem načrtovanju (določanje prihodnjega delovanja). Računovdski predračuni so tudi sodilo pri presojanju tistega kar je bilo uresničeno in so podlaga za odločitev pri odločevalnem nadziranju. Lahko pa so namenjeni računovodskemu analiziranju in pojasnjujejo razlike med uresničenim in načrtovanim.

Računovodsko nadziranje je na podlagi knjigovodstva zasnovano presojanje pravilnosti in odpravljanju nepravilnosti v poslovnih procesih.  Poteka kot notranje revidiranje. Je del celotnega nadziranja kot informacijske funkcije. Nanaša se samo na računovodske podatke. Razširi se pa tudi na presojanje poslovanja s stališča zakonodaje, računovodskih standardov in drugih predpisov. Posledica računovodskega nadziranja so zanesljivejši računovodski obračuni in večja skladnost z notranjimi in zunannjimi predpisi. Treba ga je ločiti od nadziranja kot odločevalnega procesa.

Računovodsko analiziranje je presojanje uspešnosti in oblikovanje predlogov za izboljšanje uspešnosti poslovanja. Je del analiziranja kot informacijske funkcije. Zajema tisto analiziranje ki je povezano z računovodskimi poročili o uresničenih poslovnih procesih. Posledica so izpopolnjena računovodska poročila, ki izboljšujejo poslovne odločitve.

Informacije v računovodskih poročilih

Namen računovodskega poročila je olajšati začetno odločitev, ali omogočiti nadzor nad kasnejšmim dogajanjem, torej kreiranje popravljalne odločitve.

Vsebina obseg in pogostost poročil je odvisna od uporabnikov in za kaj so pristojnosri.

Računovodska poročila so torej :

• Sestavljena so iz predračunov in obračunov za organizacijo ali delovno enoto

• Ukvarjajo se s splošno sodbo o prihodnjem ali preteklem poslovanju

• Predlagajo se po obdobjih : letno, trimesečno, mesečno

Z računovodskimi poročili o uresničenem zagovarja nižje poslovodstvo svoje delo. Najvišje poslovodstvo je glavni direktor. Pripravlja različice možnih odločitev za lastnike.

Drugo poslovodstvo pa so vodje oddelkov, ki sprejemajo izvajalne odločitev. Pri tem morajo imeti ustrezne informacije. Odločitve se sprejemajo vsak dan, zato morajo prejemati informacije vsak dan ali tedensko.

Med poročili ki jih prejema poslovodstvo na različnih ravneh so bistvene razlike.

Računovodska poročila so torej :

• Sestavljena so iz predračunov in obračunov po področjih odgovornosti.

• Bolj so podrobna, čim nižjemu poslovodstvu so namenjena.

• Predlagajo se tem bolj sproti, bolj ko so od njih odvisne sprotne odločitve

Vrste računovodskih poročil

Poznamo :

• Redna računovodska poročila : predlagajo se v rednih naprej določenih rokih, vsebujejo pa informacije določene vrste. Lahko bi jim rekli tudi obdobna poročila

• Posebna računovodska poročila : pripravijo se ko obstaja potreba po njih. Vsebujejo informacije določene vrste, odvisno od namena. Lahko bi jim rekli tudi občasna poročila.

Ločimo jih tudi glede na to :

• Predračunaska poročila : nanašajo se na prihodnost. Nanašajo se predvsem na začetne odločitve.

• Obračunska poročila : nanašajo se na preteklost. Nanašajo se lahko na popravljalne odločitve

Predračunska in obračunska poročila so lahko sestavljana kot redna ali posebna poročila. So zlasti predračunska in obračunske bilanca stanja, uspeha, finančnih tokov. Pa tudi predračunska in obračunska poročila ki omogočajo odločitve glede nakupa, proizvodnje ali prodaje.

Ločimo jih glede na :

• Poročila za ukrepanje

• Poročila za informiranje.

Nadaljna ločitev :

• Izbirna poročila : informacije o več možnih različicah

• Dokončna poročila : informacije o izbrani informaciji

Ločitev glede na potrjenost.

• Predložena poročila : Še niso potrjena ampak samo predlagana

• Sprejeta poročila.

Sestavljanje računovodskih poročil

Računovodska poročila so nosilci informacij. Postopek oblikovanja informacij pa je naslednji.

Najprej ugotovimo katere računovodske informacije potrebujemo, nato pa začnemo zbirati podatke in začeti oblikovati v računovodske informacije :

• Opredelimo problem o katerem je treba odločati

• Opredelimo razmere v katerij je treba sprejemati odločitev, predvidevanje sprememb razmer v prihodnosti

• Razvijamo različice rešitve problema

• Izberimo sodila za izbor različice

• Natančno določimo računovodske informacije, ki ji terja sodilo

• Izberemo začetne podatke iz katerih bi jih lahko oblikovali

• Izberemo metodologijo kako iz računovodskih podatkov pridemo do računovodske informacije ki so potrebne za sodilo

• Presodimo vsako različico

Informacijska podlaga za sprejemanje odločitev je tem boljša, če je sodilo čim boljše, če je pravilno vračunana negotovost.

Računovodske informacije so relativne. Spremenijo se namreč lahko predvidevanja. Če se pokaže, da smo nekaj napačno pričakovali, je vsako odločitev potrebno ponovno preučiiti.

Računovodska poročila morajo biti prilagojena uporabniku, morajo biti razumljiva, potrebna in uporabna. Med uporabnikom in pripravljalcem poročila mora biti sodelovanje. Če to ni dobro, se zgodi da so v poročilu:

• Informacije ki niso potrebne

• Ni informacij ki so potrebne

• Imamo računovodska poročila ki niso potrebna

• Ni poročil ko so potrebna

Računovodstvo lahko z avtomatizirano obdelavo podatkov sproducirajo veliko množino informacij, vendar  je potrebno od časa presoditi potrebo po vsakem poročilu.

Pripravljalci bi morali odgovoriti na naslednja vprašanja :

• Kdo je zasnoval poročilo in zakaj?

• Koliko časa je potrebno za sestavo poročila

• Kdo je prejemnik poročila?

Uporabniki pa na naslednja   :

• Ali uporabljate informacije iz tega poročila in zakaj?

• Bi lahko shajali tudi brez teh informacij in katerih?

• Ali pogrešate kakšne informacije in katere?

• Ali so katere informacije enake kot so že v katerem drugem poročilu?

• Ali bi zadoščalo to poročilo za daljše obdobje od sedanjega in za kakšno?

Odgovori na ta vprašanja pripomorejo k racionalizaciji poročil. In ni res da uporabniki sami vedo katere računovodske informacije potrebujejo, saj tisti ki slabo razume določen pojav, zahteva več informacij, ki ga pojasnujejo.

Računovodska poročila morajo biti pravočasna in informacije v njih resnična podlaga za odločanje. Hitrost dostave in njihova natančnost sta v obratnem sorazmerju zato ločimo :

• Začasna poročila : Sestavljena so zelo hitro in so zato nepopolna.

• Dokončna poročila : Sestavljena potem ko so informacije že popolne

• Razčlenjana poročila : Sestavljana so še kasneje in vsebujejo različne podrobnosti

Cilji organizacije

Za razumevanje poslovodnega računovodstva moramo poznati odločevalni sistem. Tisti, ki informacije oblikuje mora vedeti komu se namenjene. Pri izbiri informacije moramo poznati usmeritev prihodnjega delovanja organizacije. Torej moramo opredeliti cilje organizacije.

Cilj je zaželjeno prihodnje stanje ki si ga želimo doseči. Torej ima organizacija najprej cilje, šele potem se odloči za dejavnost. Organizacija išče cilje tudi med uresničevanjem dejavnosti. Tako je odločanje v organizaciji tudi iskanje ciljev.

O tem, kaj je lahko opredeljeno kot cilj delovanja organizacije, je več mnenj.

• doseganje kar največjega dobička (maksimiranje dobička) za lastnike. Za to, da je doseganje kar največjega dobička poglavitni cilj organizacije sta dva razloga :

  • Delničarji so lastniki organizacije in razumljivo je, da bodo zaupali upravi, ki bo bo vodilo organizacijo v njihovo dobro. Doseganje

  • kar največjega dobička vodi k splošni družbeni blaginji.

Čeprav bi tem razlogom lahko ugovarjali, pa je vendarle res, da bodo interesi bolje zadovoljeni v organizaciji, ki ima večji dobiček, kot v tisti, ki ima manjšega.

• Nekateri menijo, da organizacija pri svojem delovanju ne želi doseganja kar največjega dobička, ampak zgolj toliko da zadovoljijo delničarje. Tako si poslovodstvo bolj prizadeva doseči svoje cilje.
   

• Organizacija je združba različnih skupin, in sicer delničarjev, zaposlencev, kupcev, dobaviteljev in države. Vsak od njih mora biti plačan vsaj v najmanjšem obsegu, da je v združbi, te skupine pa se pogajajo o vsakem presežku nad najmanjšim obsegom. Gre torej za usklajevanje oziroma razmerje med cilji posameznikov in podjetniškimi cilji. Poleg tega pa je organizacija pod pritiskom družbenega okolja. Zato so vzdrževanje čistega okolja, zaposlovanje invalidov, zagotavljanje različnih socialnih in rekreativnih objektov tudi cilji organizacije. Cilj organizacije je torej zadovoljiti pričakovanja koalicijskih partnerjev v organizaciji in pričakovanja zunanjega okolja.

Razmerje delničarji - uprava

Drugi pogodbeni partnerji

Izbira ciljev

Za uspešno vodenje in presojanje uspešnosti vodenja ni mogoče upoštevati le enega cilja. Vsak cilj daje le  delni odgovor o uspešnosti poslovanja organizacije, in še to ponavadi tako, da ustreza le posamezni interesni skupini. Cilji si tudi med seboj nasprotujejo. Zato je treba v organizaciji postaviti več ciljev, jih razvrstiti po pomembnosti in oblikovati sodila za ocenjevanje, v kolikšni meri so bili doseženi.

Tako merjenje uspešnosti delovanja organizacije na primer z dobičkom na delnico ali rastjo organizacije dolgoročno ni zadovoljivo sodilo.

Organizacija bi morala opredeliti pričakovanje vsake interesne skupine kot cilj, da bi bila uspešna dolgoročno. To so pričakovanja :

• delničarjev; ta so lahko različna, odvisno od tega, kakšne vrste so delničarji; v vsakem primeru pa gre za povečevanje čistega dobička delničarjev, ki se lahko kaže v različnih oblikah in v različnih velikostih (kot dividende, povečevanje kapitala, varna naložba);

• uprava; mednje zagotovo sodijo velike plače, drugi prihodki, ugodnosti, ugled in moč;

• kupcev; ti so sicer med najbolj strpnimi interesnimi skupinami, pričakujejo pa kakovostne proizvode in storitve ter primerno ceno; kadar uresničeno ni več sprejemljivo, so posledice za organizacijo občutne;

• zaposlencev (tistih, ki niso člani uprave); ti iščejo najustreznejšo kombinacijo med stalnostjo zaposlitve, plačo in zadovoljstvom z delom; koliko lahko zadovoljijo svoja pričakovanja, je odvisno do njihove organiziranosti, trga delovne sile ter spoznanja uprave in delničarjev, da so za uspešno delovanje organizacije pomembni motivirani zaposlenci;

• posojilodajalcev in kreditodajalcev; tem je pomembna varnost njihove naložbe;

• drugih; mednje sodijo dobavitelji (plačilo dobavljenega blaga), država (davki, zaposlenost, ohranjanje okolja) in drugi.

Raziskave so pokazale, da imajo tudi slovenske organizacije opredeljenih več ciljev. Uspešnost organizacije merijo z računovodskimi kazalniki, dodano vrednostjo, denarnim tokom, prodajo in tako naprej.

Razumljivo pa je, da so glede odločitve o tem, ali bo organizacija obstajala ali ne, v prednostnem položaju ustanovitelji.Zato je za njen obstoj pomembnejše doseganje njihovih ciljev. Njihov cilj pa je gotovo dobiček.

Tako opredeljeni cilji pa ne morejo veljati za vse organizacije. Cilj nedobičkovnih organizacij, delno pa tudi javnih organizacij, je zagotavljanje interesov celotne družbe. Cilj jim postavlja država.

Vloga računovodskih informacij pri postavljanju ciljev

Računovodstvo v okviru računovodskega in neračunovodskega predračunavanja :

• ovrednoti posamezne cilje

• pokaže njihov medsebojni vpliv pri različnih velikostih

• njihov vpliv na dolgoročno uspešnost organizacije pri različnih kombinacijah

• jih pripravi za tiste, ki se na njihovi podlagi odločajo.

Poslovodnik in računovodja imata pri odločanju različni vlogi: poslovodnik določi različico, ki naj bi bila sprejeta, računovodja skrbi za informacije, oba pa morata pred sprejetjem različice poznati cilje organizacije.

Drugi korak pri odločanju je proučitev različic, ki bi lahko pripomogle k temu, da bi bili cilji organizacije doseženi.

Zadnji korak pri odločanju pa je primerjava uresničenega z načrtovanim. Naloga nadziranja v okviru odločanja je sestavljena iz presojanja in oblikovanja popravljalnih ukrepov, ki bodo zagotovili, da bodo načrtovani cilji tudi uresničeni.